Vergaderen

Het belangrijkste van een vergadering is wat erna gebeurt. Na een goede vergadering weet iedereen wat die moet doen en zal hij dat ook gemotiveerd gaan doen. Maar hoe en of een een vergadering  goed eindigt is grotendeels afhankelijk van hoe de voorzitter het aanpakt.

En goede voorzitter moet daarom oog hebben voor het product en proces. En moet er voor zorgen dat al tijdens de vergadering uitleggen waarom het zo belangrijk is en daarmee mensen moeten motiveren.

Het product:
- onderwerp en doel toelichten
- vragen stellen
- verduidelijken
- tussentijds samenvatten
- sub-conclusies trekken en vastleggen
- resultaten vastleggen

Het proces:
- ruimte geven
- aanmoedigen
- waardering geven
- sfeer bewaken
- betrokkenheid realiseren
- gedrag corrigeren

Veder is het ook van belang dat de voorzitter er voor zorgt dat iedereen van tevoren de agenda weet en de bijhorende agendastukken heeft. Veder zou hij concepten van een eerdere vergaderingen erbij kunnen leveren.

Dit alles om te voorkomen dat er een rommelige sfeer of zelfs conflicten ontstaan. Een goede professionele agenda bevat daarom minimaal deze onderwerpen:

Opening/Agenda

Notulen (redactie en naar aanleiding van)

Mededelingen / Ingekomen stukken

Agendapunt 1

Agendapunt 2

etc.

Wat verder ter tafel komt (wvttk)

Rondvraag

Sluiting

En professionele agenda hoort naast het onderwerp nog enkele extra dingen te hebben. zo is het van belang dat de tijd per onderdeel wordt aangegeven, er wordt aangegeven wat het doel van het onderwerp is. Een beeldvormige onderwerp bespreek je anders dan een onderwerp met een harde deadline. Tenslotte is het nog van belang wat de werkwijzen van het bepaalde onderdeel zou kunnen zijn. het is ook van belang dat dit meerderen malen tijdens de agenda wordt herhaald. Dit allen zodat iedereen in de vergadering weet hoelang ze het moeten bespreken, hoe ze erin moeten staan en ze weten hoe het behandelt gaat worden.

Iedereen moet zijn stem hebben kunnen laten horen en het eindbesluit van de vergadering moet inhoudelijk worden onderbouwt. eEen stemronde is daarom een slechte keuzen. Een betere keuze is om alle argumenten voor of tegen een voorstel te vragen deze af te wegen en kijken wat er onder aan de streep uitkomt.

Tijdens een groepsproject van de kraan hebben wij een begin gemaakt met op deze manier te vergaderen. Het begin hiervan was al genoeg om te weten dat dit een zeer effectieve manier is die veel tijd bespaard.