Projectmatig creëren 2.0
Om nog efficiënter en effectiever een groep te kunnen leiden als projectleider heb ik het boek Projectmatig creëren 2.0 van Jo Bos en Ernst Harting aangeschaft.
In dit boek wordt een nieuwe kijk gegeven op projectmanagement, en wilt laten zien hoe passie, commitment, persoonlijke leiderschap, beleving en creativiteit hier belangrijk voor zijn. Tijdens het lezen van het het boek heb ik een 3 van de belangrijke hoofdstukken samengevat en mijn toepassing in de praktijk beschreven.
Hoofdstuk 1, De essentie van projectmatig creëren
Theorie
Optimaal projectmanagement betekend op de eerste plaats dat je zoekt naar de creatiekrachten in een project. De creatiekrachten zorgen ervoor dat mensen creërend bezig zijn in plaats van reactief. In een project zijn er vier verschillende creatiekrachten.
- Voedingskracht: Deze kracht geeft aan waarom de omgeving belang hecht aan het project. De omgeving voedt het project en de projectleden met middelen(geld, tijd), energie(aandacht, steun) en goede ideeën(inspiratie).
- Persoonlijke kracht: De persoonlijke kracht heeft betrekking op de individuele mens. Om iets te creëren zijn er ideeën nodig, deze ontwikkelen de mensen zich met hun verbeelding. Ook de kernkwaliteiten spelen een rol bij het ontwikkelen van deze ideeën. Commitment geeft aan hoeveel iemand zich betrokken voelt met de ideeën en het project.
- Samenwerkingskracht: De samenwerkingskracht verwijst naar het vermogen om samen iets te creëren. We stimuleren elkaar en ontwikkelen goede ideeën door samen te comminuceren. Goede samenwerking in een team is erg belangrijk en zorgt ervoor dat de individuelen krachten worden overstegen.
- Vormkracht: De vormkracht heeft betrekking op alle middelen die helpen bij het verwezenlijken van de ideeën. Deze middelen ziin vooral kennis van het vak, methodieken, beschikbare instrumenten en procedures volgens welke we te werk gaan.
Toepassingen
In mijn eerste groepsproject aan de Haagse Hogeschool was ik groepsleider. Hierbij heb ik deze verschillende creatiekrachten geprobeerdt te gebruiken om mijn medestudenten te blijven motiveren. Zo heb ik de persoonlijke kracht gebruikt om een persoon die het gevoel had dat hij niet zoveel bijdroeg hem verteld waar hij wel goed in was en wat hij allemaal al wel niet gedaan had waarna hij zich weer net zo waardevol als de rest voelde. De creatiekracht samenwerkingskracht heb ik moeten gebruiken bij een paar van me groepsleden die heel erg op zichzelf waren en heb ik laten zien hoeveel beter resultaat je wel niet kan krijgen wanneer twee paar hersens aan een onderdelen zitten.
Hoofdstuk 4, De projectdefinitie
Theorie
Bij het begin van een project is het belangrijk dat allen projectleden een duidelijk beeld van het project krijgen. Hiervoor is een duidelijke projectdefinitie nodig met een bijhorend goed gefundeerd en functionerend projectcontract . Als deze er niet beiden zijn heeft het weinig zin om een projectcontract op te stellen. Deze zou dan meer bestaan uit letters dan daadwerkelijke inhoud, Dat zou als consequentie voor het project zijn dat er niets uitgevoerd kan worden.
Hoe het project omschreven wordt en de commitment van de opdrachtgever zijn twee hoofdaspecten van de projectdefinitie. Een goede projectdefinitie genereert dan ook commitment en energie bij alle projectleden, en gaat dus verder als alleen duidelijkheid geven. De projectdefinitie kan op twee manieren tot stand komen:
- De opdrachtgever weet wat hij wilt en door middel van collectieve intake rondt het projectteam eenvoudig de projectdefinitie af.
- De opdrachtgever weet nog niet zo goed wat hij precies wilt, of wat wel en wat niet mogelijk is. Hierbij worden andere instrumenten erbij geroepen om tot een goede projectdefinitie te komen.
Toepassing
Op dit moment heb ik nog niet exact de projectdefinitie toegepast zoals het boek het uitlegt. Daarentegen heb ik wel een soortgelijk iets aan het begin van mijn kraanproject gedaan. Hier hebben we namelijk eerst alle eisen duidelijk genoteerd en hoe we elke eis op wilden lossen. Door deze aanpak kregen we allemaal een soortgelijk idee in ons hoofd waardoor onze oefenconcepten meer op elkaar leken.
Hoofdstuk 23, Weerstand, conflicten en tegenslagen
Theorie
Weerstand, conflicten en tegenslagen komen in elk project wel voor. Het is een deel van het proces wat er gaande is in een project, het is ook een menselijk verschijnsel. Iemand die hier goed tegen kan moet voldoen aan de volgende kenmerken:
- Herkent weerstand, conflicten en tegenslagen wanneer ze zich voordoen
- Beschouwt weerstand, conflicten en tegenslagen als een natuurlijk gegeven en beseft dat e signaal zijn van een belangrijke verandering
- Ondersteunt een gesprekspartner in het direct onder woorden brengen van zijn probleem
- Ziet de uitingsvormen van weerstand, conflicten en tegenslagen niet als een aanval op zijn persoon of een uiting van twijfel aan zijn integriteit of deskundigheid
- Zorgt voor veiligheid en vertrouwen
- Respecteert de behoefte aan invloed en geloofwaardigheid
- Kent het verschil tussen medeleven en medelijden
- Schakelt tijdens een gesprek tussen de vier communicatie niveaus: inhoud, procedure, integratie en gevoel
- Is zich bewust van zijn eigen kernkwaliteiten, valkuilen en allergieën.
Weerstand
Weerstand kan velen oorzaken hebben:
- Angst voor verlies van controle
- kwatsbaarheid, en angst om beschadigt te worden
- Onzekerheid en machteloos
- Behoefte aan bevestiging
- Verschillenen in waardesyemen
Het is belangerijk als projectleider dat je weet hoe je met de weerstanden om moet gaan hiervoor kan je 3 stappen volgen:
- Indentificeren van de weerstand: luister goed naar de ander en naar het eigen gevoel om de bron van de weerstand te achterhalen
- Benoemen van de weerstand: Het is van belang dat je de weerstand tijdig met een neutrale term benoemd. voor het kiezen van de meest effectieve interventie is het van belang te bepalen op welke communicatie niveaus de weerstand zich afspeelt. Dit kan op basis van inhoud, Procedure, Interactie en/of gevoelens.
- Een gesprek voeren over weerstand: Dit bestaat uit 2 fases als eerst de ander stoom af laten blazen doormiddel van je gesprekstechnieken. Als dit niet voldoende is kun je
Conflicten
Bij een conflict moet er worden rekening gehouden welke escalatie fase het conflict in bevindt. Als je een verkeerde fase zit zonder dat je het zelf door hebt kan het gene wat je gezegd hebt verkeerd bij de andere persoon vallen.
Conflicten kunnen in drie escalatiefasen worden onderscheiden:
Tegenslagen
Tegenslagen hebben een verwerkingsproces nodig, het kost tijd om dingen te verwerken. Het verwerkingsproces in verdeeld in fases die van tegenslag naar doorgaan lopen.
- Schok en ontkenning
- Woede en schuld
- Onderhandelen
- Depressie
- Testen en mogelijkheden
- Integratie en doorgaan
Toepassing
Tijdens groepsprojecten heb ik de gewoonte om het leiderschap naar me toe te trekken. Hierdoor heb ik me dus al vaak in de situatie bevonden dat er weerstanden, conflicten en tegenslagen zijn geweest. Zo moesten ik tijdens het hijskraanproject van de Haagse hogeschool een conflict oplossen tussen het door mij geleiden groepje en een groepje waarmee we moesten samenwerken. Deze groep leverde hun werk opeenvolgend niet op tijd in. Na meerder beloftes en opeenvolgende tegenslagen vormde er binnen mijn groep weerstand om nog met hun samen te werken.
Dit conflict heb is opgelost door concreet te luisteren naar de klachten die zich binnen mijn groep vormde en te noteren. Hierna heb ik aan de andere groepsleider het conflict besproken en hebben we nieuwe afspraken gemaakt en hier ook directe consequenties aan gehangen. Hierna is de samenwerking goed verlopen en is het project goed afgerond.
Literatuur:
- Bos, J., Harting, E., Zuiker, P., & Reitsma, H. (2006). Projectmatig creeren 2.0 (Geheel herziene editie). Scriptum.